Van order tot douaneafhandeling
De reis van elke order begint bij het verkoop- en operationele team. Zodra de boeking is voltooid, komt de order bij de douaneafdeling terecht. Voor elke order controleren Allard en Ties kritisch alle documenten. Ze controleren of de facturen compleet zijn, verifiëren paklijsten en transportdocumenten, controleren en bevestigen btw- en EORI-nummers, en zorgen ervoor dat alle benodigde factuurverklaringen en autorisaties aanwezig zijn. Verder controleren ze of de Certificaten van Oorsprong zijn gevalideerd door de Nederlandse Douane.
Zodra alles correct is, beoordelen Allard en Ties of de douaneaangiften legaal kunnen worden ingediend en of de machtiging om als directe vertegenwoordiger op te treden is verstrekt en door beide partijen is ondertekend.
Voor elke zending die de EU verlaat of binnenkomt, moet aan de douanevoorschriften worden voldaan. Allard legt uit: "Elk land heeft andere eisen, en je moet precies weten wat er nodig is voordat de goederen worden geïmporteerd of geëxporteerd." Het maakt ook uit welk type producten wordt verplaatst en of een standaard of speciale import- of exportafhandeling vereist is.
Meer dan digitale papierwinkel
Daarom zijn Allard en Ties niet verbaasd dat ze regelmatig vragen krijgen van klanten en partners over douaneformaliteiten. Dagelijks hebben Allard en Ties contact met exporteurs, importeurs en andere partners om klanten te helpen de douanevereisten voor hun orders te begrijpen.
Net als elk ander aspect van logistiek vinden er ook binnen de douaneafdeling voortdurend ontwikkelingen plaats. Dit jaar werd het nieuwe digitale douanesysteem genaamd Digitoll geïntroduceerd in Noorwegen. Digitoll introduceerde nieuwe routines die door de douaneafdeling moesten worden geïmplementeerd. Allard en Ties hebben hun routines aangepast zodat deze in lijn staan met Digitoll. Hierdoor laten ze zien dat hun hoge niveau van klantenservice oprecht is. "We moeten voortdurend op de hoogte blijven," legt Allard uit. "Onze klanten vertrouwen erop dat wij hen helpen te begrijpen wat er verandert en wat ze moeten doen of kunnen verwachten."
Preventie boven correctie
Risicopreventie is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van het douaneteam. Volgens Allard worden de gevolgen van een fout vaak pas weken later ontdekt. Daarom blijft het team alert en controleert het elke order zorgvuldig. Als vervoerder is ColliCare verantwoordelijk voor het waarborgen dat alle vereiste transportdocumentatie correct en beschikbaar is gedurende het gehele verzendproces. Een enkel ontbrekend of onjuist detail kan leiden tot aanzienlijke grensvertragingen en extra kosten. Het douaneteam volgt daarom elke aangifte nauwlettend, zelfs na indiening, om naleving te garanderen en verstoringen te voorkomen.
| "We houden elke aangifte bij om er zeker van te zijn dat deze correct wordt verwerkt," zegt Allard. "Een aangifte is slechts een bepaalde periode geldig. Als er iets misgaat, moeten we het snel opsporen en actie ondernemen." |  Ties en Allard |
In de praktijk betekent dit het monitoren van exportaangiften, aankomstmeldingen, douanemanifesten en bewijs van exportdocumenten. Binnen de EU kunnen goederen vrij bewegen, maar orders die bijvoorbeeld naar Noorwegen of het Verenigd Koninkrijk reizen, vereisen aanvullende douaneformaliteiten.
Een stil applaus
Volgens Allard: "Als je niets hoort, betekent dat dat de order succesvol is afgeleverd." Aangezien de afdeling nauw samenwerkt met het operationele team, zijn ze ook betrokken bij het leveringsproces van orders. Allard legt uit dat hun werk vaak onopgemerkt blijft, omdat succes betekent dat er niets is gebeurd: geen vertragingen, geen problemen bij de grens en geen onverwachte verrassingen. Dit is precies de toewijding die Allard en Ties aan alle klanten willen leveren.
Benieuwd naar de exacte diensten van Allard en Ties? Ontdek meer op de douanepagina.